Denna manual visar hur man skapar, hanterar och raderar e-postkonton, e-postalias, vidarebefordringar och inställningar för spam/skräppost hos oss. Detta är något man själv enkelt hanterar via vår kontrollpanel.
Manualen avser e-posthanteringen i Microsoft Exchange Server 2013. Denna e-postserver introducerades på FS Data för nya kunder i maj 2014. Tidigare kunder kommer att migreras till Exchange 2013 inom kort.
1. Logga in i kontrollpanelen.
Börja med att logga in i vår kontrollpanel: FS Datas kontrollpanel. Klicka därefter på länken ”E-post” i menyn till höger.
På den första sidan, med e-postkonton, finns lite allmän information om våra olika kontotyper (E-post Bas och E-post Premium). På denna sida kan man skapa nya e-postkonton, hantera befintliga konton samt radera konton.
2. Skapa ett e-postkonto.
För att skapa ett e-postkonto, klicka på den gröna knappen ”Skapa e-postkonto”.
En dialogruta visas, där man får välja kontotyp, ange ett namn på den som ska använda e-postkontot samt välja användarnamn (e-postadressen). Om man klickar på länken ”Visa avancerade inställningar” så kan man även välja hur mycket utrymme kontot ska ha, ett lösenord (om man inte anger något så skapas ett säkert lösenord automatiskt) samt huruvida kontot ska vara aktivt för alla domännamn (inom webbhotellskontot).
Ange de uppgifter du önskar och tryck på ”Spara” för att skapa kontot.
3. Redigera ett e-postkonto.
När ett e-postkonto är skapat så visas det på förstasidan, med e-postkonton. För att hantera ett e-postkonto, klicka på kontots namn (t ex ditt.namn@exempel.se).
Nu visas en dialogruta där man kan ändra kontotyp, namn och adress samt ändra utrymmet till kontot. Under fliken ”Alias” kan du sätta upp alias (alternativa adresser) till kontot och under ”Vidarebefordringar” kan du vidarebefordra e-post som inkommer till detta konto till andra e-postadresser. Under fliken ”Lösenord” kan du välja ett nytt lösenord till kontot.
Gör de ändringar du önskar och tryck på ”Spara” för att återgå till huvudsidan.
4. Visa inställningar för e-postkonto.
För att se inställningarna för ett e-postkonto, klicka på länken ”Visa inställningar”.
Här visas de inställningar som behöver anges för e-postkontot i ett e-postprogram. Det enda som inte visas är lösenordet, då detta är krypterat (säkert) och därför inte kan visas här. Om du glömmer lösenordet till ett e-postkonto så behöver du välja ett nytt lösenord till detta konto.
5. Hantera vidarebefordringar.
Vidarebefordringar är e-postadresser som vidarebefordrar e-postmeddelanden till andra adresser. Det är ett enkelt sätt att t ex vidarebefordra e-post inom ett företag, med vidarebefordring av alla@exempel.se till alla olika e-postadresser inom företaget (kalle@exempel.se, lena@exempel.se osv.).
Klicka på fliken ”Vidarebefordringar” för att hantera detta.
På denna sida visas alla befintliga vidarebefordringar. Här kan man skapa nya vidarebefordringar, hantera befintliga samt radera vidarebefordringar.
6. Skapa vidarebefordring.
Klicka på den gröna knappen ”Skapa vidarebefordring”.
I dialogrutan som visas väljer man först en e-postadress som ska vidarebefordras, för att sedan ange vilka e-postadresser vidarebefordringen ska gå till. Om man vill lägga till ytterligare e-postadresser att vidarebefordra till så är det bara att klicka på knappen ”+ Ny e-postadress”. Om alternativet ”Använd samtliga domännamn” är valt så vidarebefordras samma adress under alla domännamn som ligger inom kontot.
Klicka bara på knappen ”Spara” för att spara en vidarebefordring. För att senare hantera en vidarebefordring, klicka på den i listan på denna sida. Det är på samma sätt även möjligt att radera vidarebefordringar.
7. Hantera domännamn
Om man har ett webbhotellskonto hos oss så kan man använda hur många domännamn som helst till detta konto. För att lägga till e-poststöd för flera domännamn, klicka på fliken ”Domännamn”.
På denna sida visas alla domännamn som är kopplade till kontot och huruvida de har e-poststöd eller inte. Det är även möjligt att lägga till fler domännamn med e-poststöd här.
8. Lägg till domännamn
Klicka på den gröna knappen ”Lägg till domännamn”.
Ange domännamnet och välj om denna domän ska kopplas till befintliga e-postadresser (konton, alias och vidarebefordringar). Om man sedan tidigare t ex har domännamnet exempel.se med e-postkontot ditt.namn@exempel.se och lägger till exempel2.se med detta alternativ valt (lägg till på e-postadresser) så kommer e-postadressen ditt.namn@exempel2.se att bli ett alias till ditt.namn@exempel.se.
För att inaktivera e-poststödet för ett domännamn, klicka bara på den röda knappen ”Inaktivera” på raden för domännamnet.
9. Tar alla-funktionen (catch-all)
Tar alla, eller catch-all, är en funktion som tar alla e-postmeddelanden som skickas till e-postadresser som inte existerar (under domännamn som är kopplat till kontot). Det är ett bra sätt att fånga upp e-post som t ex adresseras felaktigt (om någon skickar e-post till dit.namn@exempel.se så kan det ändå komma fram).
Det är dock vanligt att skräppost/spam skickas till slumpmässigt utvalda adresser under domännamn, så mängden spam kan öka avsevärt om man aktiverar denna funktion. Vi rekommenderar därför att man inte använder tar alla-funktionen. Men vi tillhandahåller den ändå för de som detta önskar.
Tar alla-funktionen hanteras under fliken ”Tar alla”.
10. Skapa en tar alla-adress
För att aktivera tar alla-funktionen och skapa en adress som tar alla e-postmeddelanden som inte adresseras rätt, klicka på den gröna knappen ”Skapa ny tar alla”.
I dialogrutan anger man sedan den e-postadress som ska ta alla e-postmeddelanden, samt om denna funktion ska vara aktiverad på alla domännamn (i kontot).
För att hantera tar alla-adressen, klicka på den i listan. Det är på samma sätt även möjligt att radera tar alla-adressen på denna sida.
11. Spamskydd
I vår e-posttjänst ingår ett spamskydd. Detta skydd identifierar spam/skräppost baserat på ett poängsystem, där olika faktorer i ett e-postmeddelande betygsätter ”sannolikheten” för att det är spam. Bland dessa faktorer märks bl a rubrik, avsändare och innehållstext. Spamskyddet fungerar väldigt bra, men man kan behöva ha lite koll på det innan man börjar radera e-postmeddelanden (med ett högt spambetyg).
Klicka på fliken ”Spamskydd” för att komma igång med vårt spamskydd.
12. Hantera spamskydd
Spamskyddet är till en början inaktiverat, så börja med att klicka på knappen ”Aktivera spamskydd”.
Beroende på hur mycket poäng ett e-postmeddelande tilldelas av vårt spamskydd så kan man utföra två saker: 1) Flytta meddelandet till mappen ”Skräppost” eller 2) Ta bort meddelandet helt.
Här är det som sagt bra att vara lite försiktig, så att man inte felaktigt raderar legitima e-postmeddelanden. Spamskyddet är väldigt bra på att poängsätta meddelanden, men det skadar inte att vara försiktig. Inledningsvis rekommenderar vi t ex att man har en väldigt hög hög poäng, såsom 8-9, för ”Ta bort” och relativt hög poäng för att flytta meddelanden.
Glöm inte bort att kontrollera mappen ”Skräppost” emellanåt, om du aktiverar vårt spamskydd. Om du ser att mycket spam kommer igenom spamskyddet (hamnar i inkorgen) så kan du minska poängnivåerna. Om många meddelanden felaktigt klassas som spam (hamnar under ”Skräppost”) så kan du öka poängnivåerna.
Om du helt vill stänga av vårt spamskydd klickar du bara på knappen ”Inaktivera spamskydd”.
13. Hantera SPF
SPF är en standardiserad teknik som används för att avgöra om ett e-postmeddelande har skickats via en felaktig e-postserver. Sådana e-postmeddelanden är väldigt ofta spam/skräppost. SPF är aktiverat som standard hos oss, men man kan inaktivera SPF under fliken ”Spamskydd” > ”SPF” med knappen ”Inaktivera SPF”. Vi rekommenderar att man låter SPF vara aktiverat.
SPF är en antispam-teknik som hanteras på SMTP-nivå. Utöver detta kan man även komplettera med antispamprogram och motsvarande funktioner i t ex Outlook för utökat skydd mot skräppost.
14. Hantera svart/vitlistning
Under fliken ”Spamskydd” > ”Svart-/vitlistor” kan man blockera samt tillåta e-post från särskilt angivna e-postadresser och domännamn. E-post från svartlistade e-postadresser/domännamn levereras aldrig till e-postadresser (konton, alias och vidarebefordringar) under domännamn inom kontot. E-post från vitlistade e-postadresser/domännamn levereras alltid, även denna e-post t ex bedöms vara spam/skräppost av vårt spamskydd.
15. Skapa svart/vitlistning
För att skapa en svart/vitlistning, klicka på den gröna knappen ”Skapa ny svart-/vitlistning”.
Välj sedan om det ska vara en svartlista eller vitlista i rullmenyn högst upp och ange därefter valfria e-postadresser och/eller domännamn i den stora rutan. Tänk på att ange en e-postadress/domännamn per rad. Avsluta genom att klicka på knappen ”Spara”.
Svart-/vitlistade domännamn/e-postadresser är därefter enkla att radera genom att markera dem i listan på denna sida och klicka på knappen ”Ta bort markerade”.
Om du har några frågor om e-posthanteringen som inte besvaras i denna manual, kontakta då gärna vår kundtjänst: FS Datas kundtjänst